Datenschutzerklärung für Mitarbeiter

 

Information nach Art. 13 DSGVO für Mitarbeiter

 

I.               Name und die Kontaktdaten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen

remind me GmbH
Novalisstraße 10
10115 Berlin

Tel.: +49 30 / 403 66 61 50 (Geschäftszeiten montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr)
E-Mail: info [at] remind.me
Kundenservice: service [at] remind.me

 

II.             Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

remind me GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Novalisstraße 10
10115 Berlin

datenschutz [at] remind.me

 

III.            Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten von Ihnen die folgenden Daten:

• Name,
• Adresse,
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon),
• Personenkennzahlen,
• Sozialversicherungsnummer,
• RV-Nummer,
• Steuer-Infos,
• Krankenkassen-Infos,
• Bankdaten,
• Geburtsdatum,
• Geburtsort,
• Fehlzeiten,
• Schwerbehinderung (freiwillig),
• Familienstand,
• Angaben zu Kindern,
• Staatsangehörigkeit,
• Konfession,
• Ausbildung,
• Angaben zu Betriebliche Altersvorsorge / Vermögenswirksame Leistungen.

 

IV.           Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen

Diese Daten verwenden wir für die

• Gehaltsabrechnung,
• Stellenplanung,
• Personalkostenplanung,
• Fehlzeitenverwaltung,
• Steuern- und Abgabenabfuhr,
• Archivierung für buchhalterische und steuerliche Zwecke.

Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu.

Die Archivierung für buchhalterische und steuerliche Zwecke erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 140 ff. AO, 257 HGB.

 

V.             Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden von den folgenden Abteilungen verarbeitet:

• Geschäftsführung
• Führungskräfte für eigene Mitarbeiter auf Anfrage

Zudem übermitteln wir die Daten soweit es erforderlich ist auch an externe Stellen. Dazu gehören unsere technischen Dienstleister, aber auch:

• Sozialversicherungsträger,
• das Finanzamt,
• Wirtschaftsprüfer,
• Investoren,
• Lohnbüro.

 

• VI.           Übermittlungen in ein Drittland

Wir nutzen IT-Dienstanbieter, die in den USA sitzen und Daten verarbeiten. Diese Dienstanbieter sind unter dem EU-US-Privacy Shield zertifiziert, so dass ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist.

 

• VII.          Speicherdauer

Ihre Daten werden für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert. Nach dessen Ende werden Sie für buchhalterische und steuerliche Zwecke für weitere 11 Jahre gespeichert und 6 Monate nach dem Ablauf dieser Speicherfrist gelöscht.

 

VIII.        Betroffenenrechte

Die Datenschutz-Grundverordnung garantiert Ihnen gewisse Rechte, die Sie uns gegenüber – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – geltend machen können.

• 15 DS-GVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und wenn ja, welche dies sind sowie die näheren Umstände der Datenverarbeitung.
• 16 DS-GVO – Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
• 17 DS-GVO – Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.
• 18 DS-GVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• 20 DS-GVO – Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, im Falle der Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder die Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.
• 21 DS-GVO – Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits oder zur Wahrung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

• 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG – Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt.

Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen die wir bis zu Ihrem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. Zu diesem Zweck können Sie uns eine Nachricht an info [at] remind.me schicken.

 

IX.            Gesetzliche und vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Sie sind nach § 5 EFZG verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, mitzuteilen (sog. Anzeigepflicht). Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden – also dem vierten – Arbeitstag vorzulegen (sog. Nachweispflicht). Dies gilt ebenso nach § 15 MuSchG für die Anzeige der Schwangerschaft und nach § 16 Abs. 1 Satz 1 BEEG für das Verlangen der Elternzeit.

Sie sind nach § 39e Abs. 4 Satz 1 sowie Abs. 8 Satz 4 EStG und § 42 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 EStG zu gewissen steuerlichen Anzeigen uns gegenüber verpflichtet.

Schließlich besteht eine allgemeine Verpflichtung zu Angaben im Rahmen des Meldeverfahrens gegenüber dem Arbeitgeber und den Sozialversicherungsträgern gem. § 280 SGB IV geregelt.

 

X.             Automatisierte Entscheidungsfindung inkl. Profiling

Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungsfindungen die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen entfaltet oder Sie beeinträchtigt.